Ativo Fixo

Por que uma empresa deve controlar seu patrimônio

As vezes temos dificuldade em entender a necessidade de um controle eficiente do patrimônio da empresa, e simplesmente relegamos a segundo plano esta atividade, pois a primeira vista, parece ser apenas um trabalho inócuo e sem valor agregado.

Pois bem, elencamos a seguir uma série de motivos que justificam o empenho em manter o Ativo Imobilizado sob controle, e que com certeza, em algum momento você terá que enfrentar.

Controlar o patrimônio para:

• Atender a legislação pertinente que obriga o controle individualizado de todo o Patrimônio;
• Quando a empresa não consegue localizar os bens;
• Evitar falta de origem documental dos bens (Nota Fiscal);
• Comprovar a existência física dos bens, através de fotos digitalizadas ou termos de responsabilidade assinado;
• Administrar divergência entre a situação física dos bens e o registro contábil;
• Não ter descontrole do acompanhamento das aquisições, baixas e transferências dos bens;
• Não ter ressalvas de auditorias e balanços;
• Venda da empresa, ou fechamento de departamentos, com o objetivo de se relacionar os bens para a entrega;
• Mudança de sede, para que não haja perdas;
• Quando o controle é ineficiente, pela falta de tecnologia como o código de barras, leitores ópticos ou de chip de radio freqüência;
• Casos em que a despesa de depreciação possa ficar desalinhada (maior ou menor) em relação ao valor do ativo imobilizado;
• Quando a empresa quer baixar um determinado lote de bens e não localiza no cadastro;
• Controlar o Ativo no CIAP e atender as exigências do ICMS;
• Regularizar os arquivos de acordo com a IN68 e IN86 MP 66 e lei 10.637;
• Evitar saldos do cadastro em desacordo com balancete contábil;
• Administrar bens ociosos que podem ser vendidos e com a renda pagar o controle patrimonial além de desocupar espaço e economizar na locação;
• Controlar gasto muito elevado em bens de forma desnecessária, com compras em duplicidade;
• Não necessitar constantemente de serviços especializados e terceirizados;
• Economizar muito tempo em classificar os bens;
• Antecipar-se ao fisco que pode detectar problemas no Ativo;
• Estabelecer o custo real de reposição de bens materiais;
• Divergência entre estoque real e o contábil;
• Possível fiscalização por reflexo ou indireta, a Receita pode verificar uma nota de venda junto a um fornecedor e checar a depreciação do equipamento e valor de aquisição;
• Compensar o ICMS e PIS que incide sobre o investimento em Ativo Fixo Produtivo;
• Implantação do controle com código de barras, chip de rádio freqüência, individualizando e facilitando a identificação dos bens, o controle das movimentações, auditorias e conferências automatizadas das sobras e faltas físicas nos centros de custos, evitando roubos e empréstimos indevidos, adotando leitores e coletores ;
• Administração dos planos de manutenções preventivas e corretivas através do cadastro patrimonial, centralizando as informações evitando perdas e desvios;
• Controle para seguros por área de risco, reduzindo sensivelmente as taxas;
• Implantação e manutenção dos controles em meio magnético com interface com a contabilidade eliminando mão de obra e agilizando os relatórios;
• Baixas de eventuais sobras contábeis, ocasionando possível diminuição do resultado, através de laudos oficiais;
• Ajustes legais das posições físicas e contábeis, evitando distorções e possíveis perdas ou autuações;
• Racionalização e enxugamento de arquivos patrimoniais que podem conter muitos itens inexistentes no cadastro dificultando o controle.