Este é apenas mais um exemplo de como a LOGIN Consultoria Empresarial atua ajudando a melhorar a sua empresa
MANUAL PARA A DIREÇÃO, GERÊNCIAS E CHEFIAS
(DIRIGIDO ÀS LIDERANÇAS, SERVINDO A UM PROGRAMA DE AÇÕES, TEMAS PARA REUNIÕES E FONTE DE AVALIAÇÃO DAS CHEFIAS PELA DIREÇÃO)
Todos nós sabemos o quanto é importante o relacionamento das chefias com os seus empregados, para conseguirmos um ambiente de trabalho mais agradável.
Assim, desenvolvemos este manual com orientações extremamente práticas, dirigidas a situações que as chefias enfrentam diariamente no trabalho.
Quando um novo empregado é admitido, ele é tomado por muitas preocupações: “Vou dar conta do serviço?”; “Serei aceito pelos companheiros?”; “Terei chances de progredir no trabalho?”; ... estas e outras dúvidas necessitam ser esclarecidas, evitando mal entendidos e prejuízos ao empregado e à empresa.
Devemos evitar a decepção do nosso pessoal pois esta vem seguida de redução da produtividade e maus serviços aos clientes. Em conseqüência, chegaremos à demissão.
Para a empresa, além do aspecto social há outros custos muito elevados: o recrutamento, os testes, as entrevistas, a admissão, o treinamento, o tempo inútil de trabalho (do empregado e dos que o ensinaram), e o investimento da empresa em repetir isto tudo... com outro elemento.
| Este manual servirá como utilíssimo instrumento de consulta, para todos os que pretenderem ser mais que um chefe, mas um verdadeiro líder. |
AS EMPRESAS FRACASSAM PORQUE AS CHEFIAS FALHAM.
- Se não existissem as chefias, todas as orientações e determinações da empresa sofreriam prejuízo na sua obediência.
- A função da chefia é treinar e formar pessoas no trabalho, portanto, não reclame por se ocupar muito com isto, achando que o quadro de pessoal muda demais.
- Estabeleça a rodízio do pessoal nas diversas tarefas do setor e entre setores diferentes, propiciando o conhecimento geral e a introdução de novas idéias.
- A chefia será melhor avaliada na medida em que mais conseguir formar outras chefias.
- Procure transferir para os seus empregados as tarefas mais simples, aos poucos e sob a sua supervisão.
- Saiba ouvir e ponderar as críticas sobre o seu comportamento e o seu trabalho.
- Não esconda os seus erros. Assumi-los aumenta o seu prestígio.
- Não seja um chefe passivo, imóvel. Observe, confira, veja com os olhos do cliente. Siga a fórmula TORDA: Tire O Rabo Do Assento, pois administração se faz é andando!
NÃO PERMITA QUE O SEU EMPREGADO POSSA PENSAR QUE A NOSSA EMPRESA NÃO É ORGANIZADA.
- Leia atentamente o “Manual do Funcionário”, e tire todas as suas dúvidas sobre o que está contido nele.
- Demonstre competência e organização falando seguidamente, aos seus empregados, das normas e benefícios da empresa.
NOSSA COMUNICAÇÃO NÃO PODE FALHAR
- Quando determinar um trabalho a alguém, peça a este empregado para repetir o que ele entendeu.
- Fale claro, com convicção. Pronuncie bem as palavras com calma e segurança.
- Faça pequena a falha do empregado. Não aumente a voz nem seja mau humorado. Desta forma você estará ensinando o seu pessoal a não esconder os erros.
- Não faça caso da fisionomia antipática (ou mesmo da irritação) de certos clientes. Pense no fato em si, não se deixe levar pela emoção, mas pela razão, pela inteligência.
- Faça reuniões agradáveis com o seu pessoal, procurando a descontração. Evite ser formal, sério.
- Crie um quadro de avisos.
SAIBA CONQUISTAR O ENTUSIASMO DO SEU PESSOAL
- O salário compra as horas de trabalho do empregado mas o seu entusiasmo, iniciativa e lealdade, você é quem irá conquistar.
- Demonstre interesse pelo seu empregado, sua atividade, sua família, seu lazer.
- Faça com que o empregado sinta que todos os colegas querem ajudá-lo.
- Coloque-o à vontade para perguntar, sempre que tiver alguma dúvida.
- Promova o bem estar do seu pessoal, antes de pensar no seu próprio.
- Procure mostrar aos empregados que existem aspectos desafiadores no trabalho que fazem, independente da função.
SAIBA ORIENTAR SEU EMPREGADO CORRETAMENTE
- Mostre em detalhes as atividades no setor onde irá trabalhar o empregado.
- Divida em partes a atividade que irá ensinar:
- Faça uma vez, em velocidade normal;
- Repita a operação, passo a passo, explicando;
- Mostre os erros a serem evitados;
- Faça-o observar o trabalho dos outros;
- Faça-o executar, sob supervisão direta;
- Com o tempo relaxe a supervisão.
- Ao repreender um empregado chame-o em particular, nunca o faça publicamente.
- Ao criticá-lo, enalteça os seus pontos positivos, antes de comentar o aspecto negativo. No final, desafie-o para alcançar o comportamento esperado.
- Procure nas revistas especializadas assuntos que tenham relação com o seu setor e distribua entre o pessoal, para análise e discussão posterior. A sorte ajuda a quem se prepara!
NÃO PERMITA QUE O EMPREGADO “CRUZE OS BRAÇOS”
- Anote diariamente as falhas do seu setor para serem corrigidas nestes momentos.
- Determine uma arrumação ou limpeza.
- Antecipe uma operação de trabalho.
- Comunique a situação do setor à chefia imediata.
SALIENTE NOSSO RESPEITO PELO CLIENTE
- Tudo o que fazemos visa agradar o cliente.
- Atitudes que causam mal estar às pessoas são totalmente repudiadas por nós aí se incluem:
- Não sorrir para o cliente (antipatia);
- Conversa entre empregados frente ao cliente (falta de atenção);
- Comunicação interna aos gritos (falta de educação);
- Fumar ou comer na loja (indisciplina);
- Mau hálito/mau odor nas axilas (falta de higiene);
- Tratar o cliente por: “tio”, “vô’, “dna. Maria”, “seu Maneca”, “querida”, etc. - o tratamento correto é senhor e senhora, a não ser que o cliente permita outro tratamento; (falta de educação);
- Usar intimidade exagerada com o cliente, contra a sua vontade (falta de educação);
- Criar situações que “obriguem” o cliente a uma remuneração, gorjeta (indisciplina).
EXIJA E MANTENHA SIGILO SOBRE ASSUNTOS DA EMPRESA
- Nem sempre as pessoas conhecem detalhes sobre aquilo que comentam.
- A chefia também é tentada a comentar alguns assuntos com amigos ou na família. Desaconselhamos este comportamento.
MANIFESTAÇÕES NOS GRUPOS NÃO AJUDAM EM NADA
- Ocorrendo algum fato que cause mal estar a você ou entre o grupo, não deixe o problema se estender sem a necessária atenção. Procure sua chefia imediata e relate a situação.
- Abordar um problema de frente, e logo, é mais produtivo e não causa o desgaste emocional do “deixar para depois”.
- Ao tomar conhecimento de comentários maldosos (fofocas), aja com energia, imediatamente, buscando a fonte dos mesmos.
TENHA O CONTROLE DO SEU PESSOAL
- Não permita o afastamento do seu subordinado, do local de trabalho, sem o seu conhecimento. Desencoraje ao máximo este procedimento.
- Quando freqüentes, anote o horário de saída e retorno, para análise posterior.
- Não dê ordens a empregados que não são subordinados a você. Existe uma hierarquia bem definida na empresa e queremos que seja respeitada.
- Em caso de dúvida, não discuta com o empregado subordinado a outra chefia. Converse com a chefia dele.
- Avalie constantemente, diariamente, o trabalho do seu pessoal. Não espere a época da avaliação de desempenho para dizer-lhes como estão sendo vistos por você e pela empresa.
- Não crie qualquer controle sem antes verificar se não há outra alternativa. Geralmente são criados controles em função de alguns casos, minoria, constrangendo ou irritando a maioria.
CUIDADOS COM AS MERCADORIAS
- O que mais fazemos em nosso trabalho é manusear produtos. Assim, devemos agir com o máximo cuidado com relação a eles.
- Quando tratamos a mercadoria com cuidado, o seu valor ultrapassa o preço que nela está fixado.
- Perante o cliente, este ato lhe dá a certeza de estar fazendo uma compra vantajosa.
- Exija cuidado ao expor, ao transportar e ao empacotar. Exija do pessoal que sejam utilizadas as duas mãos ao entregar a mercadoria ao cliente, acompanhada de uma reverência suave com o corpo.
- Ao ver uma mercadoria desarrumada ou em risco de quebrar, qualquer empregado tem a obrigação de arrumá-la.
CUIDE DA APRESENTAÇÃO PESSOAL
- Assim como a mercadoria, nós temos uma embalagem que guarda o nosso interior. Chama-se apresentação pessoal e é responsável por grande parte do sucesso profissional.
- Siga e exija cega obediência a esta orientação.
- Não esqueça que a melhor forma de sensibilizar o empregado é dando o exemplo.
- As chefias são alvos da atenção dos clientes e empregados. Não se permita incorrer em nenhuma falha na imagem que representa.
VOCÊ TEM QUE SER JUSTO.... BONZINHO NÃO!
- Chefe bonzinho acaba até caindo no esquecimento. O chefe mais exigente não. Ele força as pessoas, as desafia a mostrarem todo o seu potencial. Se você se contentar com qualquer resultado, é isso que irá obter das pessoas.
- Estabeleça prazos e metas. Acompanhe e cobre os resultados. Use mapas e gráficos.
- Chefiar é tomar decisões. Habitue-se a isto.
- Lembre-se: qualquer decisão é melhor do que nenhuma decisão. Chefes que não decidem, ou que tomam decisões de forma insegura, acabam perdendo a autoridade sobre o grupo.
- É melhor sermos avaliados e criticados por diversas decisões consideradas “boas”, do que por apenas uma “ótima”.
- Cuide para que alguns não se acomodem e outros trabalhem dobrado.
- Quando fizer concessões, faça com base em fortes critérios, evitando problemas com os outros empregados e com a sua chefia imediata.
- Não repasse para os empregados o “estouro” eventual do seu chefe sobre você. As chefias devem funcionar como amortecedores de comportamentos agressivos.
NÃO IMPONHA O SEU TRABALHO
- Saiba vender a sua idéia. Quando tiver uma missão difícil de ser aceita pelo seu pessoal, dedique um pouco mais de tempo e explique as razões do trabalho.
- Sempre que justificamos uma ação, torna-se mais fácil o entendimento e a aceitação.
- Quando for fazer mudanças no setor, procure envolver previamente o pessoal.
- Conquiste a simpatia das pessoas, interessando-se por elas e pelo que é importante para elas.
- Não fale de você. Deixe que as pessoas o descubram, na medida que mostrarem interesse.
- Abandone o hábito de usar a palavra “eu”. Substitua-a por “nós’.
- Abra a mão do “vedetismo”. Se alguém do seu grupo apoderar-se da sua idéia, deixe-o pensar que realmente é dele a idéia.
- Não se aproprie dos méritos do seu pessoal. Permita-lhes o crescimento e a sensação do reconhecimento pelos superiores, pelas idéias e sugestões que apresentarem.
PROCURE MOTIVOS PARA ELOGIAR
- Sempre que houver motivo que justifique, elogie o empregado.
- O elogio desperta a motivação dos outros, através do conhecido “efeito demonstração”.
- Lembre-se: pequenos méritos, pequenos elogios. Não gaste todo o repertório de elogios de uma só vez.
ADMINISTRE O SEU TEMPO CORRETAMENTE
- Não deixe nada para fazer depois. Geralmente deixamos em segundo plano tarefas mais importantes ou mais difíceis optando, primeiro, pelas mais fáceis ou do nosso gosto. Ao flagrar-se nessa situação, volte ao que lhe dá mais trabalho.
- Analise como você ocupa o seu tempo e como deveria ocupá-lo.
- Não se surpreenda se verificar que somente 20% do seu tempo representa 80% no resultado do seu trabalho e que os outros 80%, representam só 20%...
- Quando enfrentar um problema, analise-o com mais profundidade, procurando eliminar a causa do problema.
- Quando encontrar uma solução, procure outra, mais aprimorada e eficaz.
- Planeje o seu trabalho. Assim você economiza tempo quando for executá-lo, além de evitar muitas surpresas.
- Se você dispuser de uma hora para fazer um trabalho, gastará uma hora; se dispuser de 30 minutos, o fará nesse tempo. Portanto pode-se afirmar que todo trabalho tende a ocupar o tempo que dispomos.
O QUE A CHEFIA NÃO DEVE FAZER
- Julgar a personalidade do empregado (religião, gosto, etc...) e não o seu desempenho.
- Entrar em conflito de gerações (ver o empregado como jovem demais, ou velho).
- Pensar que as pessoas já nascem feitas (não admitir erros).
- Não perceber o desenvolvimento das pessoas (grau de estudo, aspirações na empresa, etc...)
- Não definir claramente as responsabilidades.
- Mostrar-se autoritário e arrogante.
- Agir de forma explosiva.
- Permitir comentários sobre a empresa ou empregados ausentes, em rodas de bar.
SEU TRABALHO É MUITO FASCINANTE
- A atividade da chefia é arriscada e gratificante pois tem a responsabilidade de conciliar os interesses da DIREÇÃO, dos EMPREGADOS e dos CLIENTES! Poucas pessoas o fazem de maneira satisfatória. Entretanto, muitas destas pessoas nunca tiveram acesso a orientações tão práticas e objetivas como as que você tem neste manual.
- Faça dele um bom uso.
